دائما تعليقكم يثري المواضيع
ان القيام بوضع خطابات التعريف على نظام الخدمات الذاتية يعني الكثير للموظفين
حيث يستطيع الحصول على خطاب التعريف متى ما أراد هذا بالإضافة الى طباعة النماذج المختلفة
والتي تستخدمها الخهات المختلفة في إدارة الاعمال وهنا سوف أتكلم عن هذه الخدمة وكيف تم بناءها على نظام أوراكل للخدمات الذاتية
المرحلة الأولى: في تنفيذ خطابات العريف.
أولا: في البداية تم وضع طلب مع تصنيف نوع الطلب خاصة لتعريف بالراتب وتفاصيله
ثانيا: يتم اعتماد الطلب من قبل إدارة شؤون الموظفين
ثالثا: يتم حفظ هذا الطلب في البيانات الشخصية للموظف (SIT)
رابعا: يقوم موظف الشؤون الإدارية بطباعة هذا التعريف حسب نوعه
خامسا: يتم التوقيع والختم على الخطاب من قبل مدير شؤون الموظفين ويسلم للموظف
فائدة هذه المرحل:
1- تحري دقة المعلومات من قبل موظف الشؤون الإدارية
2- التعرف على أي متطلبات أخرى
3- دراسة امن المعلومات وتكاملها بالنظام
4- تحديد الأسباب التي تمنع الموظف من الحصول على التعريف لأي سبب
المرحلة الثانية: بعد اكتمال المرحلة الأولى ومن أهمها اكتمال المعلومات لهذه التعاريف بالنظام وكذلك تحديد الأسباب التي تمنع الموظف من الحصول على التعريف تأتي هذه المرحلة
أولا: يتم طباعة خطاب التعريف من قبل الموظف من خلال نظام الخدمات الذاتية
ثانيا: يطلب بشكل شخصي التوقيع الختم على هذا التعريف من الشؤون الإدارية
المرحلة الثالثة:
أولا: يتم طباعة خطاب التعريف والتوقيع الالكتروني والختم على هذا الخطاب في حالة ان الموظف ليس عليه أي متطلبات مثل تحديث معلومات على النظام
ثانيا: في حالة وجود نقص في معلومات الموظف يطلب منه ادخال هذه المعلومات على النظام أولا "الخدمة الذاتية للموظف"
ثالثا: يضاف في حاشية خطاب التعريف الرابط الذي يمكن الجهة من الرجوع على التعرف بالنظام.
المرحلة الرابعة:
وفي هذه المرحلة يتم اصدار الخطاب الى الجهة الطالبة آليا وعلى بريدها الخاص او من خلال أي وسيلة يمكن تحديدها في المستقبل بدون طباعة.
وهنا يمكن عمل جميع التعاريف وجعلها متاحة الى أي جعة تريد الحصول عليها من أي موظف من خلال الرقم المدني او الإقامة للموظف دون الحاجة الى طلب هذا التعريف من الموظف وعلى موقع المنظمة توجد جميع التعاريف.
يعمل النظام على تقديم احصائيات على التعاريف التي تم طباعتها لدراسة ذلك وتطوير الخدمة
يتم وضع حقل عند الطباعة لتقييم
بهذا يكون لدينا وسيلة لتطوير والمتابعة لمثل هذه الخدمة وجميع الخطابات تبين حالة الموظف بالمنظمة بالإضافة الى المعلومات المطلوبة (مثلا الموظف في إجازة وتحديد نوعها - الموظف مبتعث وتحديد نوع الابتعاث لرفع الشفافية في تقديم المعلومات للجهات الطالبة
