إدارة التواصل مع الموظفين وصرف المستحقات على نظام اوراكل
حبث تم تصميم نظام لادارة التواصل مع الموظفين بخصوص تأثير حركات عدم التواجدهم وتأثيرها على صرف مستحقاتهم هذا بالإضافة الى التواصل معهم بخصوص أي قرار يتم اصدارة او تعديله يؤثر على مستحقاتهم أو أي طلب منهم بخصوص تعديل او تحديث معلوماتهم الشخصة وهو على الصو التالية:-
أولا : الرسائل على شاشة الدخول على النظام وسوف تستخدم في الأغراض التالية ومنها:-
- عند صدور قرار له علاقة بالموظفين او مستحقاتهم
- عند طلب إدارة شؤون الموظفين تحديث أي معلومات تخص الموظفين
- لعمل أي تنبيهات تخص الموظفين
- لعمل أي إرشادات أو توجيهات تهم الموظفين
الجدير بالملاحظة ان هذه الرسائل تظهر بالغة العربية اذا كانت شاشة الدخول باللغة العربية وباللغة الإنجليزية اذا كانت شاشة الدخول باللغة الإنجليزية
ثانيا: الرسائل الخاصة بمراقبة أي ادخالات تأثر على مستحقات الموظفين ومنها مثلا عند ادخال غياب على الموظف يقوم النظام بأرسال رسالة للموظف تخبره بهذا الحدث لكي يقوم بالتأكد من ذلك وتخاذ ما يلزم لرفع ذلك من سجلة قبل تشغيل الرواتب وحسم المبلغ عليه ومن فوائد ذلك تخفيف الدفع بأثر رجعي.
ثالثا : سائل تنفذ حسب ما يتم من إجراءات على الرواتب والتي منها:-
- تشغيل كشف الرواتب : وفيها يتم اخبار الموظفين بأن الرواتب أو مستحقات شهر محدد تم تنفيذها وجاري رفعها الى الإدارة المالية لمتابعة صرف تلك المستحقات، وبها يتم كذلك اشعار الموظفين بان الرواتب سوف يتم توزيعها على طرق السداد فمن لديه أي تغيير يجب ان يسارع لذلك قبل تشغيل توزيع هذه المستحقات على طرق السداد، وفي المستقبل سوف يتم إضافة قسم الحسابات حتى يقومون بأنشاء قيد المصاريف والموازنة لهذه المستحقات
- تشغيل توزيع المستحقات التي تم تنفيذها على طرق السداد: وبهذا الاجراء يتم قفل أي تعديل على طرق السداد لما تم تنفيذه من مستحقات.
- تشغيل مخرجات البنك لتلك المستحقات: وبهذه الطريقة يخبر الموظفين بانه تم رفع ملف البنك لصرف المستحقات التي تم تنفيذها.
- ارشفة المستحقات: بهذه الطريقة يتم اخبار الموظفين بان المستحقات التي تم تنفيذها يمكن الاطلاع عليها عبر نظام الخدمات الذاتية
رابعا: انتهاء الاجازات وحالة التعيين وإدارة الرسائل: في هذا الجزء يتم ارسال رسائل للموظفين وحسب اللغة المسجلة لهم بالنظام لأخبارهم بان الاجازة اقتربت على الانتهاء (إجازة استثنائية – اعارة – تكليفه – ابتعاث الى اخره) مع مراعاة طريق ارسال هذه الرسالة على البريد على الهاتف على النظام
وفي مقال تالي سوف اذكر الفوائد المرجوه من هذا التواصل بشيء من التفصيل ان شاء الله
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق